Συνοδευτική Επιστολή

Γενικά για τη Συνοδευτική Επιστολή

Η συνοδευτική επιστολή είναι ένα συνήθως μονοσέλιδο κείμενο, σκοπός του οποίου είναι να συνδέσει τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο βιογραφικό σημείωμα με τη συγκεκριμένη θέση εργασίας/σπουδών για την οποία γίνεται η αίτηση. Στην ενότητα ‘Βιογραφικό Σημείωμα’ αναφέρθηκε η αναγκαιότητα το βιογραφικό να παραμένει πάντα υπό επεξεργασία και οι πληροφορίες του να μπορούν να τροποποιηθούν ώστε να ταιριάζουν με τη θέση ενδιαφέροντος. Παρόλα αυτά, το βιογραφικό σημείωμα αποτελεί το πιο ‘σταθερό’ από τα δύο κείμενα, αυτό που, και αν μεταβληθεί για τις ανάγκες μίας συγκεκριμένης θέσης, η αλλαγή θα είναι μικρή και πολύ συγκεκριμένη (π.χ., μία μη σχετική προηγούμενη εργασία μπορεί να μείνει εκτός). Η συνοδευτική επιστολή, ωστόσο, είναι το κείμενο εκείνο που κάθε φορά θα πρέπει να αναπτύσσεται εκ νέου και σε σχέση με τη συγκεκριμένη εργασία ή την ακαδημαϊκή θέση ενδιαφέροντος.

Η λογική πίσω από αυτό είναι η εξής: συνήθως οι προκηρύξεις θέσεων εργασίας και προγραμμάτων σπουδών (ειδικά των διδακτορικών) αναφέρουν λεπτομερή στοιχεία του τι ακριβώς πρέπει να γνωρίζει ή/και τι εμπειρία πρέπει να έχει ο πιθανός υποψήφιος. Η συνοδευτική επιστολή είναι το κείμενο εκείνο στο οποίο αναλύεται ξεκάθαρα ο τρόπος με τον οποίο στοιχεία από την εμπειρία που παρουσιάζονται στο βιογραφικό ικανοποιούν τις απαιτήσεις της θέσης.

Εφόσον πρόκειται για γραπτό κείμενο, η συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι ξεκάθαρα διατυπωμένη, χωρίς ορθογραφικά και συντακτικά λάθη και να αποτυπώνει την πραγματικότητα χωρίς υπερβολές και διαστρεβλώσεις. Λαμβάνοντας υπόψη ότι, κατά κανόνα, ειδικά σε μία έντυπη αίτηση, η συνοδευτική επιστολή μπαίνει μπροστά από το βιογραφικό, τότε γίνεται φανερό ότι πρόκειται πραγματικά για την πρώτη επαφή του πιθανού εργοδότη/ακαδημαϊκού υπεύθυνου με τον υποψήφιο. Μεγάλο μέρος της αποτελεσματικότητας της συνοδευτικής επιστολής βρίσκεται σε αυτήν ακριβώς την ιδιότητά της ως πρώτης επαφής.

Πέρα από τη σύνδεση με τη συγκεκριμένη θέση, ωστόσο, η συνοδευτική επιστολή είναι και ο χώρος όπου μπορεί να αποτυπωθεί η ξεχωριστή προσωπικότητα του ενδιαφερόμενου, τόσο μέσω της γραπτής έκφρασης όσο και με την αναφορά στοιχείων που δεν μπορούν να μπουν στο βιογραφικό, όπως λ.χ. συγκεκριμένων παραδειγμάτων επιτυχιών του υποψήφιου από τη μέχρι τώρα εμπειρία του.

Ακόμα, η συνοδευτική επιστολή πρέπει να αναφέρει ξεκάθαρα τους λόγους για τους οποίους ο υποψήφιος ενδιαφέρεται να εργαστεί/σπουδάσει στο συγκεκριμένο χώρο, καθώς και το πώς θεωρεί ότι η συγκεκριμένη κίνηση ταιρίαζει με τη μέχρι τώρα πορεία του και προωθεί την καριέρα του. Ένα σημαντικό στοιχείο της όλης διαδικασίας, ειδικά κατά την αναζήτηση εργασίας, είναι η έρευνα που πρέπει να έχει κάνει ο πιθανός υποψήφιος για την εταιρεία ή το χώρο εργασίας και το κατά πόσο θα μπορέσει, μέσω της συνοδευτικής επιστολής, να εξηγήσει και να πείσει ότι η εμπειρία και οι δεξιότητές του μπορούν να  ωφελήσουν τη συγκεκριμένη εταιρεία και τις ανάγκες της (ή τον οποιοδήποτε χώρο).

Σημαντικά στοιχεία της Συνοδευτικής Επιστολής

Η συνοδευτική επιστολή πρέπει:

      Να είναι σύντομη και περιεκτική

      Να απευθύνεται σε συγκεκριμένο άτομο, όπου αυτό είναι δυνατό

      Να αναφέρει τη θέση για την οποία γίνεται η αίτηση (συμπεριλαμβανόμενου και του κωδικού θέσης, αν υπάρχει)

      Να αναφέρει το χώρο δημοσίευσης (εφημερίδα, ιστοσελίδα, κτλ) από όπου ο υποψήφιος πληροφορήθηκε για τη θέση

      Να είναι καλογραμμένη, χωρίς λάθη και διαμορφωμένη σε παραγράφους

      Να προβάλει τα δυνατά σημεία του υποψήφιου

      Να αναφέρει πλήρη στοιχεία επικοινωνίας

      Να αναφέρει τη διαθεσιμότητα του υποψήφιου για επικοινωνία και συνέντευξη

Η συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει:

      Να καταφεύγει σε υπερβολές για τα προσόντα και τις ικανότητες του υποψήφιου

      Να κολακεύει υπερβολικά το χώρο προς τον οποίο γίνεται η αίτηση

      Να επαναλαμβάνει απλώς τα στοιχεία του βιογραφικού

      Να κάνει λόγο για αδυναμίες του υποψήφιου και ελλείψεις 

Θυμηθείτε: η συνοδευτική επιστολή είναι η πρώτη επαφή του υποψήφιου με τον πιθανό εργοδότη/ακαδημαϊκό υπεύθυνο και σκοπός της είναι να προκαλέσει το ενδιαφέρον και να δημιουργήσει μία καλή εικόνα γι’ αυτόν.