Αίτηση

Γενικά για τη διαδικασία αίτησης

Ως διαδικασία αίτησης θα πρέπει να οριστεί το σύνολο των εργασιών που πρέπει να πραγματοποιήσει ο υποψήφιος από τη στιγμή του εντοπισμού μίας θέσης ενδιαφέροντος και μέχρι την καθαυτό υποβολή της ‘αίτησης’. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους η εταιρεία ή το πανεπιστήμιο θα καθορίσει τη διαδικασία αίτησης, αλλά το πιθανότερο είναι ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή θα περιλαμβάνει φόρμα αίτησης ειδικά για το συγκεκριμένο χώρο (εργασίας, σπουδών). Άλλοτε, ο εργοδότης ζητάει βιογραφικό και συνοδευτική επιστολή, χωρίς ξεχωριστό έντυπο αίτησης. Στην περίπτωση που υπάρχει ειδικό έντυπο αίτησης, είναι σημαντικό ο υποψήφιος να είναι προσεκτικός μήπως και αναφέρεται ρητά ότι δε χρειάζεται να αποστείλει και βιογραφικό σημείωμα. Από την άλλη πλευρά, είτε υπάρχει ειδική αίτηση είτε όχι, η συνοδευτική επιστολή είναι απαραίτητη.

Η φόρμα αίτησης

Η φόρμα αίτησης της εταιρείας ή του πανεπιστημίου (ή του φορέα υποτροφίας) αποσκοπεί στη συλλογή προσωπικών στοιχείων και στοιχείων επικοινωνίας του υποψηφίου, καθώς και πληροφοριών σχετικών με σπουδές, προηγούμενη εργασιακή εμπειρία κτλ. Είναι σχεδόν βέβαιο ότι στη φόρμα αίτησης ο υποψήφιος θα πρέπει να επαναλάβει πληροφορίες που ήδη υπάρχουν στο βιογραφικό του. Αυτό δεν καθιστά το βιογραφικό περιττό, καθώς η ύπαρξη ενός καλού βιογραφικού θα βοηθήσει πολύ κατά τη συμπλήρωση της εκάστοτε φόρμας αίτησης. 

Φόρμα αίτησης και βιογραφικό

Ας σημειωθεί εδώ ότι οι ίδιες οδηγίες που πρέπει να ακολουθούνται για τη συμπλήρωση του βιογραφικού πρέπει ν’ ακολουθούνται και για τη συμπλήρωση της φόρμας αίτησης, όταν αυτή ζητάει στοιχεία ίδια με αυτά που υπάρχουν στο βιογραφικό.

Η φόρμα αίτησης μπορεί να διατίθεται μέσω της ιστοσελίδας της εταιρείας ή του πανεπιστημίου και κατά πάσα πιθανότητα θα είναι ήδη διαμορφωμένη σύμφωνα με τις ανάγκες του συγκεκριμένου χώρου. Η γενική συμβουλή προς τους υποψήφιους είναι να διατηρούν τη διαμόρφωση αυτή και να μην προχωρούν σε αλλαγές.

Είναι επίσης σημαντικό οι υποψήφιοι να γνωρίζουν αν η εκάστοτε φόρμα μπορεί/πρέπει να συμπληρωθεί ηλεκτρονικά ή αν πρέπει να εκτυπωθεί για χειρόγραφη συμπλήρωση. Σε κάθε περίπτωση, η φόρμα αίτησης πρέπει να συμπληρώνεται καθαρά (συχνά ζητούνται κεφαλαία γράμματα, συγκεκριμένη γραμματοσειρά, μελάνι συγκεκριμένου χρώματος, κ.α.) και οι πληροφορίες πρέπει να εμφανίζονται στα σωστά πεδία.

Ειδικά σε μεγάλους οργανισμούς, οι φόρμες αίτησης μπορεί να περιλαμβάνουν λεπτομερείς οδηγίες, είτε επάνω στην ίδια τη φόρμα είτε σε ξεχωριστό αρχείο. Όλα αυτά ο υποψήφιος οφείλει να τα αναζητήσει και να τα συμβουλευτεί.

Πολλοί οργανισμοί συμπεριλαμβάνουν στις αιτήσεις τους checklist με όλα εκείνα τα στοιχεία που πρέπει να έχουν αποτυπωθεί πάνω στη φόρμα αίτησης. Αυτή συνήθως βρίσκεται στο τέλος της φόρμας αίτησης και αποτελεί δικλείδα ασφαλείας για τον υποψήφιο ώστε να μπορεί να ελέγξει ότι όντως έχει συμπληρώσει όλα τα απαραίτητα πεδία. Συχνά τέτοιες checklist αναφέρουν και όλα τα έντυπα που πρέπει να συνοδεύουν την αίτηση. Ωστόσο, ακόμα και αν δεν παρέχεται τέτοια λίστα από τον πιθανό εργοδότη/ακαδημαϊκό ίδρυμα, είναι χρήσιμο ο υποψήφιος να την κατασκευάζει μόνος του, περιλαμβάνοντας σε αυτή και όλα τα έντυπα που χρειάζεται να έχει στην αίτησή του.

Συνοδευτικά έντυπα

Αυτά μπορεί να είναι τυπωμένα αντίγραφα ή ηλεκτρονικά αρχεία και, κατά περίπτωση, μπορούν να περιλαμβάνουν τίτλους σπουδών, βεβαιώσεις εμπειρίας, συστατικές επιστολές και οτιδήποτε άλλο θεωρεί ο οργανισμός ότι χρειάζεται ως υποστηρικτικό των αιτήσεων που θα λάβει και που θα βοηθήσει στην επιλογή του κατάλληλου ατόμου.

Οι διαδικασίες εδώ ποικίλλουν και πρέπει να εξετάζονται κατά περίπτωση. Πάντα, ωστόσο, είναι σημαντικό ο υποψήφιος να γνωρίζει τη συγκεκριμένη διαδικασία και να βαδίζει σύμφωνα με αυτή.