Σάββατο 25 Νοεμβρίου 2017
Ελληνικά
English
Αυξήστε το μέγεθος του κειμένου Μειώστε το μέγεθος του κειμένου Επαναφορά προεπιλεγμένου μεγέθους
ΕγγραφήΕίσοδος
ΔΑΣΤΑ

Συστατικές Επιστολές

Γενικά για τις Συστατικές Επιστολές

Οι συστατικές επιστολές αποτελούν αναπόσπαστο κομμάτι της διαδικασίας αίτησης εργασίας και μεταπτυχιακών σπουδών, ενώ συχνά ζητούνται και ως συνοδευτικές αιτήσεων για υποτροφίες. Γενικά, οι συστατικές επιστολές γράφονται για λογαριασμό του υποψήφιου και είτε αποστέλλονται απευθείας από το συντάκτη στην εταιρεία/πανεπιστήμιο/φορέα υποτροφίας προς τους οποία απευθύνεται η αίτηση, είτε παραδίδονται (συνήθως σφραγισμένες) στα χέρια του υποψήφιου για να συμπεριληφθούν στο φάκελό του μαζί με όλα τα υπόλοιπα έντυπα αίτησης. Στις δημοσιεύσεις/περιγραφές  θέσεων εργασίας, μεταπτυχιακών κτλ συνήθως ζητούνται δύο συστατικές επιστολές.

Ο συντάκτης της επιστολής

Ανάλογα με το είδος της αίτησης (εργασία ή σπουδές) διαφέρει και ο πιθανός συντάκτης των επιστολών. Στην πρώτη περίπτωση επιστρατεύεται συνήθως κάποιος προηγούμενος εργοδότης ή προϊστάμενος, ενώ στη δεύτερη κάποιος ακαδημαϊκός, γνώστες και οι δύο της δουλειάς του υποψήφιου. Σκοπός είναι να μπορεί ο συντάκτης της επιστολής να εκφέρει έγκυρη γνώμη για την ποιότητα (της δουλειάς) του υποψήφιου σε επίπεδο εργασίας ή/και σπουδών. Στην πράξη, ωστόσο, και ειδικά για νεότερους σε ηλικία υποψήφιους, που δεν έχουν (σημαντική) εργασιακή εμπειρία, συνηθίζεται τις συστατικές επιστολές να συντάσσουν για λογαριασμό τους ακαδημαϊκοί, ανεξάρτητα από το είδος της αίτησης (εργασία ή σπουδές).

Σε οποιαδήποτε περίπτωση, πάντως, σημαντικό είναι ο συντάκτης της επιστολής να γνωρίζει αρκετά καλά τον υποψήφιο και τη δουλειά του, και, όταν πρόκεται για ακαδημαϊκή σύσταση, είναι προτιμότερο ο υποψήφιος να έχει πάει καλά (π.χ. να έχει σχετικά υψηλή βαθμολογία) στο μάθημα του ακαδημαϊκού του οποίου τη σύσταση ζητάει.

Οι ‘Συστάσεις’

Ορισμένες φορές μπορεί να μη χρειάζονται επιστολές, αλλά απλώς τα στοιχεία επικοινωνίας (δύο) ατόμων που γνωρίζουν τον υποψήφιο και συμφωνούν να δεχτούν επικοινωνία από πιθανό εργοδότη ή ακαδημαϊκό υπεύθυνο και να παράσχουν τη γνώμη τους.

Το πεδίο ‘Συστάσεις’ στο Βιογραφικό

Το τελευταίο, συνήθως, πεδίο του βιογραφικού σημειώματος μπορεί να αναφέρει δύο άτομα τα οποία μπορούν να προσεγγιστούν για την εξασφάλιση συστατικών επιστολών ή για παροχή συστάσεων μέσω απλής επικοινωνίας. Σχετικά, ο υποψήφιος οφείλει να προσέξει τα παρακάτω:

  1. Το πεδίο αυτό του βιογραφικού μπορεί και να παραμένει ‘κενό’, αναφέροντας απλώς τη φράση ‘διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος’ (‘available upon request’).
  2. Ο υποψήφιος οφείλει να έχει εκ των προτέρων αναζητήσει τα άτομα που θα αναφερθούν στο πεδίο αυτό και να έχει συμφωνήσει μαζί τους να λειτουργήσουν ως πάροχοι συστάσεων/συστατικών επιστολών. Δεν πρέπει ο υποψήφιος να υποθέτει ότι κάποιος, εργοδότης ή ακαδημαϊκός, ανεξάρτητα από την καλή σχέση που μπορεί να έχει μαζί του, θα συμφωνήσει να βοηθήσει με τον τρόπο αυτό και να τον συμπεριλάβει στο βιογραφικό του χωρίς να τον ρωτήσει.
  3. Αν στο πεδίο ‘Συστάσεις’ του βιογραφικού αναφέρονται συγκεκριμένα άτομα, πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνονται και τα στοιχεία τους επικοινωνίας –διεύθυνση, τηλέφωνο και email–  ώστε να μπορεί ο ενδιαφερόμενος εργοδότης ή ακαδημαϊκός υπεύθυνος να τους προσεγγίσει, αν το επιθυμεί.
  4. Ο υποψήφιος θα πρέπει να θεωρεί ότι, από τη στιγμή που έχει συμπεριλάβει στο βιογραφικό του ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας ατόμων που έχουν οριστεί ως διαθέσιμα για να παράσχουν συστάσεις/επιστολές, ο πιθανός εργοδότης ή ακαδημαϊκός υπεύθυνος μπορεί ανά πάσα στιγμή να επικοινωνήσει με τα άτομα αυτά.

Ενημέρωση του συντάκτη των επιστολών

Σε οποιαδήποτε περίπτωση, ο υποψήφιος, εφόσον έχει εξασφαλίσει τη συνεργασία των ατόμων που θα του παράσχουν συστατικές επιστολές, οφείλει να τους ενημερώνει κάθε φορά που κάνει μία καινούρια αίτηση. Συγκεκριμένα, αποτελεί καλή πρακτική να τους παράσχει κάθε φορά:

  • λεπτομέρειες σχετικά με τη συγκεκριμένη νέα θέση
  • ανανεωμένο βιογραφικό (ειδικά αν υπάρχουν σημαντικές αλλαγές)
  • πληροφορίες σχετικά με τις προθεσμίες υποβολής των συστατικών επιστολών
  • προτάσεις έρευνας (αν πρόκειται για διδακτορικές ή άλλες ερευνητικού χαρακτήρα σπουδές)
  • Οποιαδήποτε άλλη πληροφορία κρίνεται ότι θα βοηθήσει το άτομο που θα παράσχει τη συστατική επιστολή να το κάνει κατά το δυνατόν ομαλότερο τρόπο.

Μετά από τη σύνταξη και αποστολή μίας συστατικής επιστολής, καλό είναι ο υποψήφιος να ευχαριστεί τους συντάκτες της και να τους κρατά ενήμερους για την πορεία της αίτησης (επιτυχία ή αποτυχία).

Ένα τελευταίο σημείο με ιδιαίτερη σημασία είναι ο φόρτος εργασίας των πιθανών συντακτών συστατικών επιστολών και η προσοχή και ο σεβασμός που πρέπει πάντα να επιδεικνύεται προς το χρόνο τους. Για το λόγο αυτό, καλό είναι η ενημέρωση των συντακτών να είναι κάθε φορά όσο το δυνατόν πληρέστερη, ώστε η σύνταξη μίας συστατικής επιστολής να διευκολύνεται γι’ αυτούς όσο το δυνατόν περισσότερο. Επίσης, πρέπει να αποφεύγεται η προσέγγιση των συντακτών την τελευταία στιγμή, ενώ, αν υπάρχουν ‘ασφυκτικές’ προθεσμίες είναι καλό οι συντάκτες να ρωτούνται πρώτα αν μπορούν να ανταποκριθούν και να τους δίνεται ξεκάθαρα η δυνατότητα να αρνηθούν.

Στην τελευταία περίπτωση, καλό θα είναι ο υποψήφιος, για τη δική του εξυπηρέτηση, να έχει εκ των προτέρων μεριμνήσει για τη δυνατότητα εναλλακτικών συστάσεων.

Αυτό προϋποθέτει κάποια προεργασία και εντάσσεται σε μία αντίληψη της διαδικασίας αίτησης ως project με χρονική διάρκεια και συγκεκριμένη πρόβλεψη πιθανών ανατροπών, δυσκολιών κτλ.